Huisregels opstellen die je ook echt gebruikt

Huisregels worden meestal geschreven op het moment dat er iets is misgegaan. Dat is te laat, want dan lijkt elke regel een reactie op één persoon en voelt de hele groep zich aangesproken. Schrijf ze voordat je de eerste leden binnenlaat, ook al zijn het er maar vijf.

Regels zijn er niet om de groep te beheersen. Ze zijn er om duidelijk te maken wat hier normaal is, zodat mensen durven te praten. Dat is de hele functie: veiligheid vooraf, niet straf achteraf.

Wat er minimaal in staat

Vier onderwerpen zijn genoeg voor de meeste groepen.

Waar de groep voor is en voor wie. Dit is de belangrijkste regel, ook al ziet hij er niet uit als een regel. Als duidelijk is dat dit een groep is voor zelfstandige tekstschrijvers, hoef je later niet uit te leggen waarom een bericht over iets anders er niet thuishoort.

Wat er met wat hier gezegd wordt gebeurt. Blijft het binnen de groep of niet? Zeg het letterlijk: wat hier staat, deel je niet buiten de groep zonder toestemming. Zonder die afspraak vertelt niemand iets over een lastige klant. Dan houd je algemeenheden over.

Wat er niet mag. Meestal komt dat neer op drie dingen: geen verkoop zonder dat erom gevraagd is, geen persoonlijke aanvallen, geen berichten die niets met het onderwerp te maken hebben. Werk dat uit in gewone taal.

Wat er gebeurt als iemand zich er niet aan houdt. Hier stopt bijna iedereen. Juist deze is nodig. Zonder dit staat er alleen een wens. Zie als iemand zich niet aan de regels houdt.

Schrijf ze als afspraken, niet als verbodsbord

Vergelijk deze twee:

• "Zelfpromotie is niet toegestaan."
• "We hebben hier liever geen reclame. Vertel wel gerust waar je aan werkt als iemand ernaar vraagt, of in het draadje dat daarvoor bedoeld is."

De tweede zegt hetzelfde en laat ruimte voor wat je wél wilt. Dat scheelt discussies, want de meeste mensen die iets over hun werk plaatsen, zijn geen spammers. Ze weten niet waar de grens ligt.

Schrijf ook in de wij-vorm waar het kan. "We spreken elkaar aan op de inhoud, niet op de persoon" leest als iets van de groep. "Het is verboden om" leest als iets van de directie.

Houd het kort en zichtbaar

Vijf tot acht regels, op één scherm. Alles daarboven wordt niet gelezen en is bovendien onhoudbaar: bij elke uitzondering die je bedenkt komt er een regel bij en op een gegeven moment heb je een reglement dat je zelf niet meer kent.

Zet ze op twee plekken: in de omschrijving van de groep, waar iedereen ze kan terugvinden en in het bericht dat nieuwe leden krijgen. En verwijs er af en toe naar als er niets aan de hand is. Een regel die alleen tevoorschijn komt bij ruzie, voelt als een wapen.

Betrek de groep, maar geef het niet uit handen

Vraag na een paar maanden aan je leden of de regels kloppen met hoe het er in de praktijk aan toegaat. Dat levert bijna altijd één aanpassing op waar je zelf niet aan gedacht had. Het zorgt dat de regels van de groep worden in plaats van van jou.

Maar stem er niet over. Regels bij meerderheid van stemmen leiden tot compromissen waar niemand achter staat en tot eindeloze discussies bij elke wijziging. Jij beslist, na gehoord te hebben. Dat is ook eerlijker: als het misgaat ben jij degene die het oplost.

Twee dingen die vaak vergeten worden

Privacy. Je hebt een ledenlijst en dus persoonsgegevens. Daarmee ben je verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, ook als de groep gratis is en op een platform van iemand anders staat. Schrijf op wat je bewaart, waarom en wat er gebeurt als iemand vertrekt. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit welke plichten daarbij horen. Zet in je huisregels in elk geval dat leden elkaars gegevens niet gebruiken om buiten de groep om te benaderen met aanbiedingen.

Besef daarbij wel wat een huisregel is en wat niet. Je huisregels zijn een afspraak binnen jouw groep. Ze zijn geen wet en ze zetten de wet ook niet opzij: een lid dat de gegevens van andere leden misbruikt overtreedt niet alleen jouw regel maar ook de privacywetgeving. Andersom maakt een afspraak dat er niets naar buiten gaat van jouw groep nog geen juridisch geheimhoudingsverband. Wat een huisregel wél doet, is duidelijk maken wat hier normaal is en jou een grond geven om in te grijpen.

Wat je met beeld en opnames doet. Als je sessies opneemt, zeg dat vooraf en zeg wie de opname krijgt. Mensen praten anders als er een camera meeloopt en dat mogen ze weten. Voor een opname waarop deelnemers herkenbaar zijn heb je bovendien een grondslag nodig. In een groep als deze is dat vrijwel altijd toestemming. Die telt alleen als iemand echt kan weigeren zonder gevolgen en zijn toestemming later ook weer kan intrekken.

Regels zijn pas echt als je ze gebruikt

Een set huisregels waar nooit naar verwezen wordt, is decoratie. De eerste keer dat je een regel toepast, kijkt de hele groep mee, ook al reageert niemand. Doe het dan rustig en zonder naam en toenaam waar het kan.

Wat je in die eerste situatie doet, wordt de norm. Grijp je niet in bij een bericht dat er duidelijk overheen gaat, dan zijn je regels vanaf dat moment een vrijblijvend advies. Hoe je zo'n eerste keer aanpakt staat in als iemand zich niet aan de regels houdt en waar de grens ligt in iemand uit de groep zetten.