Nieuwe leden laten landen in een groep die al loopt

Een groep die al een tijd draait, is voor een nieuweling een kamer waar het gesprek al bezig is. Iedereen kent elkaar, er zijn grappen die je niet snapt en er hangt een toon waar je nog niet in zit. De meeste mensen kiezen dan voor de veiligste optie: rustig achterin gaan staan en kijken. En daarna wegblijven.

Wat een nieuw lid in de eerste week meemaakt, bepaalt vrijwel alles. Krijgt hij één reactie van een echt mens, dan is de kans groot dat hij blijft. Krijgt hij niets, dan is hij weg, meestal zonder iets te zeggen.

Wat er misgaat bij de meeste welkomstberichten

Het standaardpatroon is: nieuw lid komt binnen, systeem plaatst "Welkom Anna!", er komen vier duimpjes en daarna is het klaar. Anna heeft nu wel aandacht gekregen, maar geen gesprek. Ze weet nog steeds niet wat ze hier moet doen.

Het tweede patroon is de verplichte voorstelronde: "Vertel eens wat over jezelf." Dat lijkt vriendelijk, maar het is een opdracht waar veel mensen tegenop zien. Je moet jezelf samenvatten voor een publiek dat je niet kent. Het moet interessant zijn ook. Wie daar niet toe komt, heeft meteen een schuld openstaan.

Wat wel werkt: een taak in plaats van een spotlight

Geef een nieuw lid iets te doen dat klein is en dat een reactie oplevert.

Vraag om één ding waar hij nu mee zit. Geen levensverhaal, één actueel probleem. Daar kan de groep meteen iets mee. Wie in zijn eerste week een bruikbaar antwoord op een echte vraag krijgt, is binnen.

Wijs hem op één lopend gesprek. "Er loopt hier een gesprek over tarieven waar jij volgens mij iets over te zeggen hebt." Dat is makkelijker dan zelf iets nieuws beginnen.

Zorg dat iemand anders dan jij reageert. Als altijd de oprichter welkom heet, blijft het een groep met een gastheer. Als een gewoon lid reageert, is het een groep met mensen. Vraag desnoods twee vaste leden om nieuwkomers op te vangen. Dat is meteen een mooie eerste taak om weg te geven.

Wat een nieuw lid moet weten voordat hij iets zegt

Zet dit ergens vast, in de omschrijving van de groep of in één bericht dat je altijd doorstuurt:

• Waar de groep voor is, in twee zinnen, met wie erin zit.
• Wat er terugkeert en wanneer. Zie ritme, agenda en het terugkerende moment.
• Wat hier normaal is. "Halve vragen mogen, je hoeft niet eerst alles te hebben uitgezocht." Zulke zinnen doen meer dan tien regels huisregels.
• Wat hier niet mag, kort. De volledige versie staat in je huisregels.

Houd het op één scherm. Alles daarboven wordt niet gelezen en geeft nieuwe leden het gevoel dat ze eerst een handleiding moeten doornemen.

In groepjes binnenlaten

Als het kan, laat nieuwe leden dan in kleine lichtingen binnenkomen in plaats van los. Vijf mensen die in dezelfde week starten, durven eerder iets te zeggen, want ze zijn niet de enige nieuwe. Bij een programmagroep gebeurt dat vanzelf. Bij een open groep kun je aanmeldingen een paar weken verzamelen en ze dan tegelijk introduceren.

Dat kost je één ronde per maand in plaats van dagelijks een welkom. Het werkt beter. Meer over het effect van aantallen staat in hoeveel mensen je nodig hebt.

De eerste twee weken bijhouden

Je hoeft niet alles te meten, maar dit is het bijhouden waard: heeft elk nieuw lid in de eerste twee weken minstens één reactie van een ander lid gekregen? Een lijstje met namen en een vinkje is genoeg.

Besef wel dat zo'n lijstje persoonsgegevens bevat, ook al is het maar een naam en een vinkje. Houd het bij jezelf, zet er niets in wat je een lid niet zou laten lezen en gooi het weg zodra je het niet meer nodig hebt. Dat is geen formaliteit: iemand mag vragen wat je over hem hebt vastgelegd.

Zie je een naam zonder vinkje, doe er dan iets aan. Stuur diegene een persoonlijk bericht met een vraag waarvan je weet dat hij hem kan beantwoorden. Dat is het enige moment waarop losse aandacht per lid echt loont, want daarna wordt het onbetaalbaar.

Als iemand toch stil blijft

Sommige mensen komen om mee te lezen en dat is hun goed recht. Een lid dat nooit iets zegt maar elke week kijkt, heeft er waarde uit. Waar de grens ligt tussen meelezen en verdwijnen en wat je met stille leden aan moet, staat in stille leden en vaste praters.

Wat je in elk geval niet doet, is nieuwe leden publiekelijk aanspreken op hun stilte. "We hebben je nog niet gehoord, Anna!" voelt voor de zender als een uitnodiging en voor de ontvanger als een berisping. Wil je iets zeggen, doe het dan apart en met een concrete vraag erbij.